Wat betekent STERK voor de ondersteunende afdelingen?

Wat betekent STERK voor de ondersteunende afdelingen van De Twentse Zorgcentra?

Luisteren naar het team

DIANA KOELEMAN

Adviseur Leren & Ontwikkelen

Zelf de bonte was doen of niet?

RONALD ROOLVINK

Medewerker Facilitair Bedrijf

Voor aanschaf laptop of telefoon, Overleg met ICT

ERIK DE ROO

Manager informatisering, ICT

Telefoondienst voor alle vragen

MARJOLEIN VAN DER LINDEN

P&O-Adviseur

DIENST LEREN EN ONTWIKKELEN
Steeds meer teams kloppen aan bij de ondersteunende dienst Leren & Ontwikkelen van De Twentse Zorgcentra. “Er is een toename van de vraag naar teamontwikkeling”, stelt Diana Koeleman vast.

Het gaat om teams die al zijn verSTERKt, die bezig zijn met verSTERKen of nog moeten worden verSTERKt. “Ze zitten allemaal met vragen. Hoe kunnen we zo efficiënt mogelijk samenwerken? Wat hebben we daar voor nodig? Hoe kunnen we zorgen dat het proces van STERK beter landt, zodat cliënten optimaal kunnen profiteren?”

badge_1

In overleg met de teams, de coaches en waar mogelijk de verSTERKers wordt gekeken of er bijvoorbeeld een training, een workshop of teambuilding nodig is. “Het belangrijkste is dat we goed luisteren naar de behoefte van het team. We kijken wat het team helpt om sterker te worden, met als uiteindelijke doel dat de cliënt er beter van wordt. We analyseren de vraag, zoeken een methode die daarbij past, en doen een voorstel aan de groep. We leveren maatwerk. Dat is een veelgebruikt woord geweest het afgelopen jaar: maatwerk.”

Het effect is afhankelijk van de stabiliteit van het team, volgens Diana. “Als er veel wisselingen zijn, kan alles snel wegzakken, maar dat hoeft niet. De uitdaging zit in de borging. Wij, de adviseurs, zijn passanten. De coaches zijn de constante factor in de teams. Zij houden de bewustwording hoog. Wat is er nodig? Was het voldoende?”

Bij de afdeling Leren & Ontwikkelen hebben ze gemerkt dat teams niet alleen met zichzelf bezig zijn, maar ook behoefte hebben om te sparren met andere teams en collega’s. Dat heeft geresulteerd in kenniscafés, waar begeleiders elkaar ontmoeten en zelf ingebrachte thema’s bespreken. Tien kenniscafés zijn er inmiddels geweest. Diana: “Het is een initiatief geweest van medewerkers zelf. Wij faciliteren die ontmoetingen, zodat we een vliegwiel kunnen zijn voor deze manier van leren en ontwikkelen.”

Naarmate de tijd verstrijkt, ziet de afdeling een lichte verandering van een focus op het team naar een focus op de cliënt. “Nu de chaos uit het begin wat achter ons ligt, zien we dat er steeds vaker leervragen vanuit de cliënt worden gesteld; hoe moeten wij ons als team ontwikkelen om de cliënt zo goed mogelijk te ondersteunen? We hopen dat dat vanuit STERK meer en meer gaat gebeuren.”
TERUG

FACILITAIR BEDRIJF
Zelf koken of een maaltijd afnemen van een leverancier? Zelf de bonte was doen of niet? De woongroepen van De Twentse Zorgcentra krijgen steeds meer keuzes.

“Het Facilitair Bedrijf probeert daarmee aan te sluiten bij de ontwikkeling van de organisatie”, zegt medewerker Ronald Roolvink van het Facilitair Bedrijf. “Wij zijn bezig om de groepen in staat te stellen hun eigen keuzes te maken binnen de facilitaire taken. Dan gaat het om eten en drinken, het linnengoed, de schoonmaak, het tuinonderhoud en het klein onderhoud.”

Voorheen maakten cliënten twee weken van te voren op papier een keuze uit drie menu’s. Nu kunnen ze via een app op een tablet laten weten wat ze graag willen eten. Dan zijn er tot zeventig verschillende mogelijkheden, compleet met foto en prijs. Zelf koken kan ook. In dat geval kunnen de groepen bij de leverancier van de (koelverse) warme maaltijden, Huuskes, boodschappen bestellen.

Zelf op de groep kleding wassen, kan voortaan ook. Tot nu toe werd de kleding gereinigd in de eigen wasserijen op de LosserHof en ’t Bouwhuis. Ronald: “Wij zijn alle groepen langsgegaan met de vraag hoe het zou moeten met de vijf taken van het Facilitair Bedrijf. De wens om zelf kleding te wassen, bleek groot.” Daarvoor zijn dan wel semiprofessionele machines nodig. Die machines gaat het Facilitair Bedrijf plaatsen op de groepen die dat willen.

De cliënten in Enschede die bij de linnendienst hun dagbesteding hadden, gaan bij andere activiteiten aan de slag. Ze konden zich vinden in de aangeboden alternatieven. In Losser blijven cliënten betrokken bij het uitreiken en ophalen van een deel van het linnengoed – dat wilden ze daar graag. Voor de levering en het wassen van dat linnengoed is een contract afgesloten met CleanLease.

Wat het schoonmaken van de woningen betreft, wil het Facilitair Bedrijf dat de schoonmaakbedrijven die voor De Twentse Zorgcentra werken met de groepen (die niet zelf schoonmaken) afzonderlijk afspreken wat hun wensen zijn. “Wij moeten daar niet meer tussen zitten. We blijven de groepen natuurlijk desgevraagd wel adviseren”, zegt Ronald.

Het zijn heel veel veranderingen tegelijk, beseft Ronald. “Wij faciliteren en adviseren zo goed mogelijk. De veranderingen dragen bij aan meer keuzes voor de groepen. Er zijn slechts twee beperkingen; als de groepen niet zelf koken, moeten ze maaltijden nemen van Huuskes, en als ze niet zelf het linnengoed willen wassen, dan krijgen ze het van CleanLease. Groepen die zelf het linnengoed willen wassen, moeten zelf handdoeken en beddengoed kopen.” Ronald: “Wij willen groepen helpen al die keuzes te maken. De komende tijd zetten we facilitaire adviseurs in om de groepen te begeleiden.”

TERUG

ICT
Voor aanschaf laptop of telefoon, overleg met ICT

Erik de Roo, manager informatisering bij De Twentse Zorgcentra: “STERK richt zich vooral op de woongroepen – en terecht. Maar ook voor ons zijn er dingen veranderd; soms holt de organisatie harder dan wij kunnen bijbenen.

badge_3

Voorheen liepen verzoeken voor laptops, printers en mobiele telefoons via het management, nu hebben we rechtstreeks met de groepen te maken. Wat ik meteen duidelijk heb gesteld; de aanschaf van dat soort zaken moet in overleg met ICT. We hebben een complex netwerk waar niet alles zomaar in werkt.”

Met de introductie van zelforganiserende teams en STERK is de matrix verdwenen die duidelijkheid gaf over wie waar ‘recht’ op had, volgens Erik. “Niemand heeft gezegd dat die niet meer geldt, maar toepassen is niet meer aan de orde. Medewerkers van de afdeling hebben het daar wel moeilijk mee; het is onduidelijk en de angst bestaat dat we te veel geld uitgeven. Geld dat je uitgeeft aan ICT kun je niet besteden aan de zorg.”

Hij vervolgt: “We hebben nu de regel dat apparaten aan onze eisen moeten voldoen en in het netwerk (Citrix) moeten passen. De aanschaf van een mobiel of printer voor De Twentse Zorgcentra is niet te vergelijken met een aanschaf thuis – wij hebben hier te maken met honderden werkplekken, tientallen gebouwen, met privacygevoelige informatie en wetgeving daaromtrent. Om STERK te kunnen faciliteren moeten we nog investeren in het netwerk, onder meer om de groepsaccounts te vervangen door individuele accounts. Ook komt er een elektronisch cliëntendossier.”
TERUG

AFDELING P&O
Op het gebied van Personeel & Organisatie is er veel veranderd sinds de introductie van STERK. Om het sterk gestegen aantal vragen te kunnen afhandelen, heeft de afdeling P&O bijvoorbeeld een telefoondienst ingesteld. Verder kunnen teams bij ziekte een beroep doen op re-integratiebegeleiders en bij de werving en selectie van nieuwe collega’s op een recruiter.

“STERK heeft veel invloed op ons werk”, zegt P&O-adviseur Marjolein van der Linden. De afdeling wordt geconfronteerd met meer en andere vragen dan voorheen.

badge_4

“Nu er geen teamleiders, cluster- en regiomanagers meer zijn, ligt alles open”, zegt Marjolein. “Teamleiders waren toch een soort filter.”

Teamleiders hielden zich bezig met een aantal zaken op het gebied van P&O, zoals functionerings- en ontwikkelgesprekken. Ze deden de mutaties bij bijvoorbeeld ouderschapsverlof en in- en uitdiensttreding en onderhielden contact met medewerkers die zich ziek hadden gemeld.

Bij ziekteverzuim en bij de werving van nieuwe collega’s zijn de teams (lees: de begeleiders) nu zelf aan zet. Om teams te kunnen ondersteunen, is er nu een aantal re-integratiebegeleiders beschikbaar dat intensief bezig is met de begeleiding van zieke medewerkers en de ondersteuning van de teams.

Ook is de afdeling behulpzaam bij het opstellen van de wervingstekst en de selectie van de kandidaten, in de persoon van recruiter Anne-Marijke Baan. Marjolein: “Zij gaat na wat de inhoud van de functie is, wat voor kandidaat er precies wordt gezocht en zet dan de vacature uit. Afhankelijk van de wensen van een groep maakt ze een eerste selectie op basis van alleen brieven en cv’s of ook op basis van eerste gesprekken. Dat scheelt de groepen tijd. Ze hoeven het werk niet alleen te doen. Wij zijn ervoor om ze te ondersteunen.”

Wat Marjolein betreft is STERK een mooie ontwikkeling. Teams krijgen de tools om een rol te spelen in het leven van de cliënt. Het draait om de cliënt. Maar het is een verandering die je niet van de ene op de andere dag organiseert. Voor alle partijen, teams en ondersteunende diensten, is het zoeken.
TERUG